5 Recomendaciones para mejorar la relación entre Mantenimiento y Operaciones

Una de las claves del éxito de cualquier empresa está en lograr la alineación entre los diferentes departamentos que la componen con el fin facilitar el logro de sus objetivos. Si bien, esta es la situación que toda empresa desea alcanzar, en el caso de las plantas de manufactura suele ser muy frecuente que los departamentos de Mantenimiento y Operaciones tienen una relación tensa.

5 Recomendaciones para mejorar la relacción entre Mantenimiento y Operaciones

Esta situación puede resultar extraña porque la existencia de estos departamentos sólo es posible si el otro existe. Uno no puede sobrevivir sin el otro. Sin embargo, esto no impide que se culpen constantemente entre sí y que se construyan muros entre ellos, lo que al final sólo perjudica la rentabilidad del negocio.

Muchas pueden ser las causas de esta incómoda situación. En este artículo hablaré de las razones más frecuentes, así como de cinco recomendaciones básicas que te ayudarán a mejorar la relación.

¿Por qué no se llevan bien mantenimiento y operaciones?

Muchas pueden ser las causas de esta relación de adversidad y estas pueden ir desde direcciones o jefes diferentes, distintos enfoques del negocio, coordinación deficiente, escasa comunicación, falta de directrices comunes, etc. Es usual que Operaciones se vea como cliente de Mantenimiento y, en consecuencia, Mantenimiento sea visto como su proveedor de servicios.

En esta línea jerárquica, Operaciones se coloca por encima de Mantenimiento considerándolo un centro de costos y no un socio estratégico igualmente importante en el proceso productivo. Este concepto de cliente interno trae como consecuencia que Operaciones y Mantenimiento tienen enfoques del negocio distintos. El objetivo de Operaciones es producir, mientras que el objetivo de Mantenimiento es reparar las fallas que le comunica Operaciones.

Muchos otros problemas resultan de este tipo de relación, incluida la falta de confianza, la escasa comunicación y coordinación y el señalarse con el dedo unos a cuando surgen problemas. Sin embargo, quisiera centrarme en lo que se debería hacer para mejorar esta relación.

¿Qué hacer para mejorar la relación?

Está claro que generalizar y pretender ofrecer una fórmula mágica que aplique para todos los casos es imposible, sin embargo, daré una serie de recomendaciones básicas que pueden contribuir a mejorar la relación entre Operaciones y Mantenimiento.

1. Dirección y coordinación

Es importante que ambos departamentos dependan jerárquicamente de un mismo responsable, el cual establecerá los objetivos de cada departamento y en función de estos definirá los planos y responsabilidades alineándolos con los objetivos estratégicos de la empresa.

Además, este responsable hará las veces de "fiel de la balanza" a la hora de establecer responsabilidades, de esta forma se evitará el echar la culpa al otro departamento.

2. Enfoque del negocio

Muy ligado al punto anterior. Mientras los departamentos de Mantenimiento sigan subordinados a Operaciones, estos seguirán siendo vistos como un centro de costes y no como un socio estratégico.

Esta forma de relación podría ser válida en entornos donde no existe la Gestión de Mantenimiento, sin embargo, donde el Mantenimiento se gestiona, es decir, el objetivo de Mantenimiento no es solo reparar sino optimizar los recursos que se emplean, ambos departamentos son igualmente importantes en el proceso productivo. Esto lo han resumido algunos expertos en la siguiente ecuación matemática:

Operaciones + Mantenimiento = Producción

3. Compartir la propiedad del equipo (mantenimiento autónomo)

Los operarios de Producción, donde sea posible y previo entrenamiento básico, deben estar pendientes y realizar las mediciones y tareas básicas (limpieza, lubricación), así como la revisión de los equipos con los que trabajan.

Por su parte, para hacerse cargo realmente del equipo, Mantenimiento debe involucrarse en todas las facetas de la operación de este y trabajar con los operadores y la Gerencia de Producción para asegurar que tengan el apoyo necesario para obtener un rendimiento consistente de la maquinaria. Este apoyo no sólo implica señalar los errores o deficiencias de producción. Significa recibir información de los operadores, comprender sus necesidades y capacitarlos en la forma de operar correctamente un equipo.

Luego de cada reparación, los técnicos de Mantenimiento deben dar recomendaciones del uso y cuidado de los activos a los operarios, esto con la finalidad de evitar que se repitan fallas o al menos reducir su frecuencia. Alteraciones (aunque sean leves) del funcionamiento normal de los equipos, tales como ruidos, modificaciones en las temperaturas, vibraciones, etc. Lo que, en muchos casos, ayuda a prevenir daños mayores.

4. Capacitación

Los operarios de los equipos deben estar capacitados para tal fin, conocer el uso adecuado y cuidadoso de los equipos, evitando malos tratos o exigiendo esfuerzos superiores a la capacidad que se indican los manuales de operación.

Por su parte, los técnicos de mantenimiento deben realizar cursos de capacitación dictados por los fabricantes de los equipos y entender las instalaciones como un sistema integrado y dinámico.

Cuando por alguna razón imperativa, mantenimiento realice una reparación provisional para evitar paralizar la producción, la avería debe solucionarse coordinadamente con Operaciones lo antes posible de manera definitiva.

5. Plan de mantenimiento

Estructurar un plan de mantenimiento que logre programar las actividades con ayuda de una solución informática (GMAO / EAM), ayudará sin duda a incrementar los mantenimientos preventivos minimizando los correctivos, esto, complementado con frecuentes reuniones de coordinación con Operaciones, aliviará las tensiones entre ambos departamentos.

Está claro que, para implementar una solución informática, el departamento de Mantenimiento debe estar estructurado y preparado para la adopción de esta tecnología, sin embargo, debo destacar que las soluciones de última generación facilitan este trabajo previo, pues están concebidas por vertical o tipos de empresas y basadas en las mejores prácticas.

Conclusiones

Implementar medidas que propicien un ambiente de trabajo coordinado, en el cual las responsabilidades de cada quien estén bien establecidas y bajo un solo mando, resulta en una estructura equilibrada que gestiona los esfuerzos de ambos departamentos en una sola y positiva dirección.

El reconocimiento mutuo sobre la importancia que tienen tanto Mantenimiento como Operaciones en el proceso productivo y, en definitiva, sobre los objetivos estratégicos de la empresa, es determinante para "limar asperezas", más allá de realizar labores diferentes pero complementar ias y orientadas a un fin común.

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